Request callback
X
Pentru o experiență completă, vă rugăm să utilizați varianta landscape a site-ului.
Mergi la conţinutul principal

Cum pot fi organizate mai bine documentele într-o companie

Cum pot fi organizate mai bine documentele într-o companie

Unde-am pus factura aceea?” sau “Lipsesc două foi din dosarul clientului” pot fi două replici întâlnite frecvent într-o companie. Pentru angajaţii unui IMM cu câţiva ani de experienţă pe piaţă, poate fi un chin să caute documente printre facturi sau contracte amestecate în bibliorafturi.

Să pierdeti o factură sau anexa unui contract e mai simplu decât ar părea la prima vedere. Alunecă pe lângă geantă, se uită în taxi, rămâne pe un birou, sunt doar câteva scenarii întâlnite frecvent. Dar mai sunt şi cazurile în care documentele ajung, din greşeală, în alt dosar. Sau, mai rău, sunt confundate cu ciorne lăsate pe o masă şi, după ce au trecut pe la revizuit, ajung la coşul de gunoi.

Cum se rezolvă această problemă? Când vine vorba de arhivarea documentelor, soluţia e simplă: tot ce se lucrează rămâne într-o arhivă din computer, fiecare fişier în folderul propriu. Până într-o zi când, la o suprasolicitare a reţelei electrice, se arde hard disk-ul. Merită efortul?

Soluţia cloud Ymens ECM, oferită de Ymens, rezolvă problema gestionării documentelor într-un mod elegant şi fiabil. Funcţionalităţile de stocare şi administrare permit lucrul în comun şi fac mult mai uşoare procesele de revizuire şi de aprobare. Mai exact, totul se desfăşoară într-un mediu prietenos cu utilizatorul, care permite notificări şi un mod de lucru simplificat. Indexarea şi algoritmii de căutare asigură o eficienţă crescută a activităţilor zilnice. Mai mult, documentele confidenţiale sunt protejate prin posibilitatea de a crea niveluri de acces pentru utilizatori. De asemenea, accesul la documente este la îndemână şi pe tabletă sau smartphone.